Müşteri + İlişki + Yönetim <> Kâr

Günümüz trendi Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM). Hele kriz dönemlerinde şirket içinde en üst seviyede öncelikli olarak ele alınan konu.

Şirketlerin can simidi olarak gördüğü, kurtuluş ipi olarak tutunmaya çalıştığı bu kavram aslında hayatımızda ilk defa gerçekleştireceğimiz bir süreç yada durum değil. Günlük hayatımızda belki bilerek belki bilmeden kullandığımız bir olgu. Nasılki herkese aynı şekilde yaklaşmıyor aynı sözleri ve davranışları sergilemiyorsak, ticari faaliyetlerimiz aşamasındada benzer şeyleri yapıyoruz.

CRM ile bunları daha bir disiplinli, daha bir düzgün yapıda kullanmaya çalışıyoruz. Müşterilerimizi kendi içinde sınıflandırıp, tüm süreci ve yaptığımız görüşmeleri, gönderdiğimiz dökümanları kayıt altına alıyoruz ve müşteri ile geçmişimizi saklayıp, ileride oluşabilecek yeni fırsatlar için bilgi bankasında koruyoruz.

Bu noktada, firmalar CRM işini yazılım ile çözmeye çalışmak gibi bir çıkmaza girmeleri durumunda başarısız projeler ortaya çıkıyor. Aslında yazılım sadece gerçek hayatı kayıt altına almayı sağlayan, bunları standart formatlarda kaydetmeye yarayan araçtan başka birşey değildir. Tüm iş firmada ve çalışanlarda bitiyor. Alınan kararlar ne kadar uygulanırsa sonuçlarda o kadar olumlu gerçekleşiyor.

Tüm şirketlerin başta yola çıkarken hedefi kâr etmek, ama kâr işin sonunda ortaya çıkıyor. Yapılması gerekenler tam yapıldıysa, ilişki tam yönetildiyse ve geçmişten ders alınarak davranışlar ve söylemler gerçeklendiyse sonuç pozitif olmalı. Gelgelim her zaman bu formül doğru sonuç vermeyebiliyor.

Yanlışı bir yerlerde aramak lazım, belkide baştan yola çıkarken yanlış yol seçildi, yanlış müşteri ve fırsat ile başlandı. CRM yazılımları bize konuyu araştırmakta çok büyük destek vermektedir. Yapılacak olan analizler ile hangi müşteri kârlı, hangi müşterinin önceki satışlarda neler olmuş, sonuçları nedir gibi sorulara yanıt bulabiliyoruz. Analitik CRM olarak adlandırılan yapıda, farklı senaryolara göre, farklı bakış açılarına göre, müşteri, fırsat, satış ve satış sonrası hayatın değerlendirmek mümkün olabilmektedir.

Elbetteki son kararı kişinin kendisi vermesi gerekiyor. Elindeki araçlardan aldığı bilgiler ile eğer müşteriden kâr etmeyi öngörmüyorsa fırsatı gözardı edebilir yada sonrasına yatırım olarak görüp kârdan vazgeçip satışı yapabilir. Fakat unutulmamalıdır ki hissedarlar, yatırım döneminde bile kâr beklentisi içindedirler.

Sonuçta, yazılımlar bizlere karar alma aşamasında destek olan araçlardır, bizim adımıza işlerimizi yürütmezler yürütmeleri beklenmemelidir. Desteklenmiş kararlarınızda bol kârlı günler geçirmeniz dileğiyle.

Faydalı yolculuklar

İnternet kullanımı artık hepimizi hayatının ayrılmaz bir parçası haline geldi. Her türlü bilgiyi bulmak, ulaşmak ve kullanmak iki tuşa basmak kadar yakın. Kendinizi ifade etmek ve pekçok kişiye ulaşmak internet sayesinde inanılmaz bir hız kazandı.

Acaba interneti faydalı bir araç olarak mı kullanıyoruz, yoksa aldığımız hizmet ödediğimiz paraya değmiyor mu ?

Burada kritik konu aldığımız nedir ? Bu soruya cevap verebilirsek sonuca varabiliriz. Temelde, internet ortamında bulunan içeriklerin tamamı kişiler yada kurumlar tarafından oluşturulup konuluyor ve hepimizin erişimine açık bırakılıyor. Kimi bilgi ücreti karşılığı veriliyor fakat çok büyük bir kısmı ise ücretsiz. İster para verir kişilerin yazdıklarını, söyledikllerini yada çekim yaptıklarını alıp kullanır, istemezse diğer ücretsiz bilgi kaynaklarına erişip oradakileri derleyip bir araya getirip kullanır. Seçim kişiye kalıyor bu noktada.

Aslında İnternetten herkesin daha fazla fayda elde edebilmesinin en başında içerik zenginleştirilmesi geliyor. İşte burada görev bu sanal dünyada yaşayan bizlere düşüyor, ne kadar çok içerik sağlarsak o kadar toplam fayda elde ederiz. Herkes bir sayfa yazsa Türkiye'deki 6.5 milyon ADSL kullanıcısından oluşacak bilgi boyutu inanılmaz olurdu herhalde.

Tabiki sadece bilgiye erişmek değil, oyunlar, filmler, forumlar, arkadaş toplulukları, mesajlaşma pekçok husus kişilerin kullanımına açılıyor, ticaret yapmak, sanal bahislere katılmak, alışveriş yapmak ise fiziksel mekan gerektirmeden halledilebiliyor. Sanal hayatın farklı açıdan incelenmesi aslında aklımıza daha gelmemiş yeni fırsatlarıda ortaya çıkartmamıza imkan sağlayacak görülüyor. Hem teknolojik yenilikler ve imkanların artması hemde kullanım sonucu edinilen deneyim sanal alemde yeni alanların açılacağının sinyallerini vermektedir.

Sanal ortamda tüm bilgilerin farklı farkı yerlerde durduğunu düşününce aradığımıza ulaşmak dünyadaki okyanusların tamamında kayıp balık Nemo'yu aramak gibi birşey olurdu. Şansımız yaver giderse bulabiliriz. İmdat çağrımıza arama motorları geliyorki, onlarsız internet hayatı çekilmez bir hal alırdı. Bugün arama motorları gelir elde eden organizasyonlar oldular ama arama motorlarıda internetin gelişmesine ve daha büyük kitlelere yayılmasında rol oynadığı kaçınılmaz bir gerçek olarak karşımızda durmaktadır.

Hepimiz kullanıyoruz, ister bilgiye erişelim, ister arkadaşlarımızla görüşelim, yemek tarifi alalım verelim, forumlardan yorumları okuyalım yada yazalım, internetten oyun oynayalım, alışveriş yapalım, ne yaparsak yapalım sonucunda bilmediğimiz şeyleri görüyoruz, öğreniyoruz, başkalarına öğretiyoruz. Ödediğimiz paraları düşünürsek (bilgisayar, internet erişim ücreti, modem, elektrik, ...) ortaya çıkan rakam, öğrenmek ve öğretmekten elde edilen değer ve fayda ile ölçülemeyecek kadar küçük kalıyor.

İnternet üzerinden sevdiklerinizle yapacağınız video görüşmesinin bedelini hangi erişim ücreti ile mukayese edebilir, alınanlar ve ödenenleri terazide tartarsak, faydalı bir iş yapıldığını çok rahatlıkla söyleyebiliriz.

Yazın sıcaklığını iyiden iyiye hissettirdiği bu günlerde herkesin internette sörf yaparken rüzgarının bol olmasını dilerim. Faydalı yolculuklar.

Yönetilen Dökümanlar (CIO Dergisi Temmuz Sayısı)

Gün içinde gönderdiğimiz ve aldığımız e-postalar artık eklerinde dökümanlarıda taşımakta, hatta dökümansız e-posta sayısı neredeyse çok az bir hal almaktadır. Elektronik ortamda oluşturulan dökümanlar doğal olarak elektronik ortamda kalmakta, çoğunlukla yazıcıdan dökülmeden kullanılmaktadır. Dosya paylaşım uygulamaları ile aynı döküman üzerinde ortak çalışma yapmaki ilgili yerleri düzeltmek ve son halini yayınlamak çok kolay bir hal almıştır.

Bu kadar çok dökümanın oluşması bunların saklanması, indexlenmesi, tarih sırasına göre, oluşturana göre vb.. pek çok kritere göre düzenlenmesini gerektirmektedir. Hayatımızda bu kadar çok elektronik döküman olmadan önce tüm belgeler kağıt ortamında ve masamızın arkasındaki dosya dolabında yıllara göre mavi klasörlerde dururdu. Bugün ise dosyalarımız bilgisayarımızda yada şirket ortak dizinlerinde belirli bir hiyerarşiye göre durmaktadır.

Belgelerin çok olması, sadece hiyerarşik bir dizin yapısında barındırılması, bugünün ihtiyaçlarını karşılamamaktadır. Artık belgelerimizi aradığımız zaman içindeki yazının içeriğine bağlı olarak sorgulamak, onlara belirli etiketler verip sonradan kolay erişmek ihtiyaç olmuştur. Bunları sağlayan araçlar ise döküman yönetim sistemleridir.

Döküman Yönetim Sistemleri (DYS) kendi başlarına sadece belgeleri içinde saklamakla sınırlı özelliklere sahip değillerdir, aynı zamanda belgelerin önceki hallerini yani versiyonlarınıda tutmaktadırlar. Böyle olduğu için bir dökümanın gelişimini, taslak halinden son haline gelene kadar adım adım izlemek mümkün olmaktadır. DYS'ler, döküman üzerindeki değişikliklerin kimler tarafından yapıldığınıda takip edebildiğinden, sadece dökümanı içerik olarak değil, oluşum hayatı boyunca kimlerin katkısıyla nasıl etkilendiğinide bizlere sunabilmektedir.

Böyle bir yapı, aslında kalite çalışmalarında özellikle vurgulanan sürekli gelişim felsefesini doğrudan yansıtmaktadır. Yakında bakıldığında kalite çalışmalarında " yaptığını yaz, yazdığını yap" mantığı, yazılı olan süreç ve prosedür dökümanlarının bir yerlerde durması, bunların gelişiminin takibine ihtiyaç duymaktadır. DYS'ler içinde bulundurdukları, döküman işleme, yeni versiyon çıkartma ve bunların yayınlanmasını sağlamaktadır. Kurgulanan yapı sayesinde her bir değişiklik kağıt ortamında sirküle edilmek yerine, e-posta uyarısı ile sorumlu kişilere iletilmektedir. Bu sayede şirket içi bilgi akışı DYS'ler üzerinden hızlı ve her yerden erişilebilir olmaktadır. Sonuç olarak tüm çalışanlar yetkileri doğrultusunda her türlü süreç dökümanına ve bilgisine erişebilmektedirler.

Yetkilendirme konusu, döküman yönetimi sistemlerinin en güçlü olduğu noktalardan birisidir. Özellikle yetkisiz erişimlerin engellenmesi, herkesin yetkilerinin olduğu dökümanları görebilmesi, okuyabilmesi ve değişiklik yapabilmesi olmazsa olmaz bir yapıdır. DYS'lerde tekbir dökümanın bile yetkilendirmesi yapılabildiğinden, şirketler tüm dökümanlarını yetki çizelgesi bazında saklayabilir ve kullanıma açabilir. DYS'lerde kullanılan yetki yönetimi sayesinde okunan bir dökümanın yazıcıdan dökülememesi, başka birine gönderilememesi gibi kısıtlamalarda yapılabilmektedir.

DYS'lerin artık ayrı birer uygulama olmasından kurtulup yavaş yavaş mevcut kullanmakta olduğumuz ofis araçları, e-posta araçları ve internet tarayıcıları ile birlikte çalışıyor olması beklenmektedir. Hatta bütünleşik yapı içerisinde bir tarayıcıdan geçmiş dökümanın bile içindeki bazı bilgelere göre otomatik etiketlenmesi ve olması gereken dosya, kabinet altında saklanması beklenmektedir. Mevcutta gördüğümüz tüm DYS'ler bu fonksiyonaliteleri bünyesinde barındırmaktadır . Özellikle ERP kullanan firmalarda, sistemde oluşturulmuş bir kaydın, onunla birlikte hareket eden dökümanla beraber dolaşması çok önemlidir. Sisteme girilmiş bir satınalma siparişine ait tedarikçiden gelen elektronik dökümanlarında ortak kullanımda olması, ihtiyaç halinde dökümanın kağıt halinin bulunmasında harcanacak zamanı tasarruf ettirip verimliliğin artmasını sağlayacaktır.

Böyle bir ihtiyacın portal altyapısı ile desteklenmesi, tüm çalışanların rahatlıkla erişimde sıkıntı çekmeden dökümalara ulaşmasını imkan verir. DYS'lere ait portaller tasarlanırken dikkat edilmesi gereken en önemli husus, dizin yapısının nasıl olacağıdır. Tecrübeler şunu göstermiştirki, üç (3) kırılımdan fazla derinliğe sahip dizin yapılarında dökümanları bulmak zorlaşmaktadır. Kullanıcı sıkılıp dökümanı aramaktan vazgeçmekte, yada bulmak için çok fazla vakit harcamaktadır.

Bu sıkıntının önüne geçmek için DYS'ler artık içerik arama motorlarıyla birlikte gelmektedir. Döküman sisteme eklendiğinde, belirlenmiş olan etiketler ve özelliklerin yanında, döküman içeriğide indekslenmekte ve kelime bazlı aramalar yapıldığında, tüm dökümanlar kullanıcının önüne sunulmaktadır. Bu sayede sadece dosya adının hatırlanamaması sonucu ilgili dökümana erişim problemi ortadan kalkmıştır. Günümüzde teknoloji firmaları içerik arama yazılımlarını geliştirmek için yüksek araştırma geliştirme harcamaları yapmaktadırlar. Amaç bilgiye daha kolay erişim sağlamak ve bunu işe yarar hale dönüştürmektir. DYS'ler ve içerik aramaları sadece Word yada Excel dökümanlarını değil, tüm ofis dökümanlarını, resimleri, videoları, e-postalarıda arşivleyebilmekte ve aramalarda tüm içerik kontrol edilerek kullanımıza sunacak şekilde karşımıza getirmektedir.

Maliyetlendirme açısından bakıldığında, donanım ve yazılım lisanslarının yanında, projenin yapılma danışmanlık maliyeti karşımıza çıkmaktadır. DYS'lerin kurulumları ve şirket içi uyarlamalarında Türkiye'de ve dünyada olgunluk seviyeleri ileri düzeydedir. Rahatlıkla söylenebilirki, bir şirkette DYS kurmak ve devreye almak en zor projeler için bile 2-3 ay içerisinde gerçekleştirilebilmektedir. Hızlı bir kurulum yapalım, herkes kullanmaya temel fonksiyonlardan başlasın denildiğinde 1 aylık bir sürede devreye alınan projeler yapılabilmektedir. DYS'lerde maliyet olarak katlanılan rakam ile oluşan faydaları alt alta yazdığımızda kendisini çok kısa sürede amorti eden bir yatırımdır ve sonrasında şirket içinde vazgeçilemez bir araç halini almaktadır.

Bir şirkette DYS kurduğunuz zaman aslında e-tarih başlamış oluyor. Yani şirketin kurumsal hafızası oluşmaya başlıyor. Biriken dökümanlar, şirket içi değişiklikler ile birlikte yeni gelenlerin kullanımına sunulduğundan, tüm yaşananlar, tarih sayfalarındaki gibi zamana ve kişiye bağlı olarak sunuluyor. Bilgi birikimi yeni kuşaklara aktarılmış oluyor. Şirketin olgunlaşması gün gün takip edilebiliyor. Buradaki tarihi tarihçiler yazmıyor, dökümanların DYS'lere ekleyenler tarihin bir parçası oluyorlar. Şirketten ayrılsanız bile dökümanı oluşturan kişi olarak kalıyor ve şirketin tarihine imza atmış oluyorsunuz. Şirketin yaşayan organizma olduğunu düşündüğümüzde onun bir hücresi, yapı taşı olmak, yaptıklarınızla gelecek nesillerin ulabileceği izler bırakmak heyecan verici bir duygu.

Sonuç olarak döküman yönetim sistemlerinin katma değerini parasal olarak ölçülebilir kılmak çok kolay olmamakla birlikte, şirkete sağladığı değeri verimlilik ve ortak hafıza oluşturma üzerinden açıklamak, üst yönetimlerin ilk yapmak isteyecekleri proje olmasını ve sahiplenilmesini mümkün kılacaktır.

Verileri biriktiriyoruz, kullanıyor muyuz ?

İster bireysel ister kurumsal herkes elektronik ortamda verilerini tutuyor. Başlangıçta küçük miktarlarda biriken bu veriler artık çok fazla yer kaplar duruma gelmiştir. Bunun neticesi olarakta depolama alanları teknolojik olarak daha yüksek kapasiteleri barındıracak hal almıştır. Buradaki büyümenin aksine fiziksel büyüklükler küçülmüş, birim aranda daha fazla veri barındırılır olmuştur.

Özellikle şirketler Bilgi Teknolojileri vasıtasıyla işlerini yürüttüklerinden günün her dakikası veri üretmektedir. Güvenlik kameralarının kaydettiği görüntülerden, kapı giriş çıkışlarına, ERP sistemlerinin ürettiği verilerden barcode okuması sonucu oluşan verilere kadar pekçok noktadan veri akışı olmaktadır.

Bu kadar çok veriyi biriktiriyoruz, bunları depolamak için sistemlere sahip oluyoruz, yatırım yapıyoruz, yönetiyoruz, yedeklerini alıyoruz, hatta lokalde saklananlara bir şey olur diye başka yerlere gönderiyoruz. Peki ne için ?

Cevap genelde tek, aylık raporları almak amacıyla.

Şirketler sadece ay sonu operasyonel sonuçlarını görmek için mi biriktirmesi gerekiyor bunları. Bu kadar çok oluşan veri başka ne amaçla kullanılabilir, neye yarar bu kadar veri.

Tüm şirketler günümüzde daha fazla satışı nasıl yapar, nasıl daha karlı bir organizasyon olurum diye çalışıyor. Tam bu noktada biriktirdikleri veriler, onların amaçlarını gerçekleştirmek için en büyük araçtır. Biritirilen verileri şirketin kaldıracı olarak kullanılmasını sağlayacak çözüm ise İş Zekası uygulamalarıdır.

Şirketler tarafından kurgulanacak iş zekası uygulamaları, eldeki verinin farklı farklı bakış açılarıyla incelenmesine, analizler yapılmasına, geleceğe yönelik tahminler yapılmasına imkan verecektir. Kimi zaman bu analizler maliyetlerin incelenmesine yönelik olmakta, hangi maliyet bileşenlerinin üzerine daha fazla eğilip gerekli önlemlerin alınmasını göstermekte, kimi zamanda satışların incelenmesi neticesinde ürün, bölge, zaman boyutlarında analizler yapılıp, satışların yönlendirilmesine imkan sağlamaktadır.

Teknolojik altyapılarında, çok fazla veriyi işleme ve sonuçlarını analiz etme imkanları ileri düzeyde olan iş zakası uygulama yazılımları pekçok değişik şekilllerde karşımıza çıkmaktadır. En önemli özelliği boyut mantığında çalışıp, verinizi farklı bakış açılarıyla sizlerin karşınıza getirip, karar almanıza imkan vermesi olan bu yazılımlar, kullanım ve görsellik açısından zengin içerik sunmaktadırlar.

Artık şirketler kurum içi uygulamalarından ERP'leri kurgulamışlar ve bunların sonuçlarını görmeye başlamışlardır. İş zekası uygulamaları gittikte ihtiyacın en yüksek noktaya vardığı çözümlerdir. Bundan sonra gelecek olan talep ise Veri Madenciliğinin şirketlerde yer alması olacaktır.

Sonuç olarak, şirketler atacakları adımları belirlerken geçmiş yaşadıklarına bakarak geleceği planlamaları gerekmektedir, bunu sağlayan en önemli araçları, iş zekası uygulamalarını kullanmak artık vazgeçilmez bir ihtiyaç halini almıştır.

Ansiklopedik bilgi

1980'li yılların sonunda 1990 yıllarının başında gazetelerin dağıttığı ve her evde olan ansiklopedileri, yaşı 35 üstü olan herkes hatırlayacaktır. Özellikle Meydan Larousse en bilinen ansiklopedidir. 12 ciltten oluşmuştu, ayrıca çıkan 2 adet ek cilt ile güncellenmiştir.

Pekçoğumuz o dönemde okulda verilen ödevlerin araştırma gereken kısımları için ya ansiklopedileri kullanıyorduk yada kütüphanelere giderek ilgili dökümanları, kaynakçaları bulmaya çalışıyorduk. Ansiklopediler ve kütüphaneler o dönemin kutsal bilgi kaynaklarıydı.

Bugüne geldiğimizde, bilginin çok hızlı üretildiği ve kullanıma çok hızlı sokulması ihtiyacı, yazılı belgelerin bu hızda güncellenmesi ve erişilmesi, beklediğimiz süratte sağlanamamaktadır. Artık yazılı dökümanlar çoğunlukla genel konular üzerine yada yorumlar üzerine bilgi içermektedir. Sadece çok özel konularla ilgili olarak yazılı dökümanlar basılmakta, bunların güncellenmeside uzun dönemli periyotlarda gerçekleştirilmektedir.

Ansiklopedi ve kütüphanelerin pabucunu dama atan gelişme, internetin çıkması, bilginin elektronik ortamda herkesin erişimine açık hale getirmesidir. Özellikle internetin herkese açık olması, bireysel olarak edinilmiş bilgilerin de sunulabilmesine imkan verecek ortamı sağlaması artık bilgiye erişim şeklini değiştirmiştir.

Buna en büyük örnek, Wikipedia adlı internet ansiklopedisidir. Bu internet sitesi 2001 yılında kurulmuş ve internet halkı tarafından bilgiler girilerek büyütülen bilgi kaynağı halindedir. Burada girilen bilgiler başkaları tarafından düzeltilip yada eklemeler yapılarak devamlı güncelliği sağlanmaktadır. Arama sonuçlarınızda karşınıza ilk çıkan sitelerden bir tanesidir. Meydan Larousse 12 cilt ve her cilt yaklaşık 1000 sayfa, toplamda 12.000 sayfa içindeki bilgilerden ödevlerimizi hazırlıyorduk. Bugün Wikipedia ise 13 Milyondan fazla madde (bu sayı her geçen gün artmakta, bazı maddeler sayfalarca bilgi içermektedir) ve aynı anda 200 dilde içeriğe sahiptir.

Günümüzde gazeteler bile yavaş yavaş ömürlerini tamamlayıp yerlerini internet ortamından erişilip içerik sunacak şekile dönüşmeye başlamıştır. Tüm bunlar elektronik ortamda bilgilerin gittikçe büyümesini, buralara erişim araçlarınında gelişmesini sağlamaktadır. Önceleri sadece bilgisayarlar aracılığıyla gerçekleşen erişim şimdileri cep telefonlarını bu işin bir parçası haline getirmiştir.

Hergün yeni bilgiler üretilmekte, bunlar kullanımımıza sunulmaktadır. Bizlerde ürettiğimiz bilgileri ve tecrübeleri başkalarının kullanımına sunmaktayız. Artık bir iş yapmadan önce internette araştırıp, öğrenip sonradan harekete geçmekteyiz. Gitmek isteiğimiz yerlere ait bilgileri önceden toplamakta sonrasında seyahate çıkmaktayız. Bilgi paylaşıldıkça çoğalmakta, çoğaldıkça faydaya dönüşmektedir. Önemli olan bilgiye erişmek ve bunu ihtiyacımız doğrultusunda kullanabilmektedir.

Sonuç olarak hepimiz yaşadığımız tecrübeleri ve bilgileri paylaşmalı, bu sayede insanlığın gelişmesine ufakta olsa bir katkımız olmalıdır.

Not: Bugünün televizyon yıldızlarından olan Hakkı Devrim, Meydan Larousse'nin Türkiye'de yayınlanması için çalışan kişidir. Ansiklopedinin genel yayın müdürlüğü görevini yürütmüştür.

Kirala, kullandıkça öde

Kriz dönemlerinde ister iş yaşamında olsun ister özel hayatta olsun herkes tasarruf yapma, maliyet düşürme, daha ucuza sahip olma konularında fikirler üretmektedir.

Bilişim firmalarıda içinde bulunduğumuz şartlarda, yapmış olduğu değişik çözümlerle şirketlere farklı çalışma fırsatları yaratmaktadırlar. Bunlar içerisinde önde gelen çözüm dışkaynak kullanımı olarak ortaya çıkmıştır.

Genelde şirketler yapacakları donanım yatırımlarını planlarken, en yüksek yoğunluğun olduğu zaman diliminde ihtiyaç duyulacak donanımı alıyorlar. Yani sabah ve akşam saatlerinde yoğun olarak kullanılan bir sistem varsa buna göre bir planlama yapılıyor, günün geri kalan zamanında sahip olunan büyüklük çok az kişiye hizmet veriyor.

Bir başka örnek ise, sadece aysonu işlemleri çok yoğun geçen şirket bu süreçte problem yaşamamak ve performans problemiyle karşılaşmamak için yüksek performansta donanım alıyor ve bu dönemde %100 donanımı hakkıyla kullanıyor, ay içinde ise neredeyse %30 oranında makina üzerinde doluluk gözlemleniyor.

Son kullanıcı açısından bakıldığında, performans problemi yaşanmıyor, herkes mutlu ama şirket penceresinden bakınca, tam kapasite kullanmadığı bir sisteme yatırım yapılmış görünüyor. Günümüzde pekçok şirket böyle bir yapıda bilişim altyapısına sahiptir. Türkiye'de özellikle BT bakış açısı sahip olma mantığında olduğundan, donanım benim yanımda olsun, gözümle göreyim dediği için pekçok şirket benzer yüksek kapasitede donanımlarla Bilgi Teknolojilerini yönetmektedir.

Bir diğer önemli kısım ise, yapılan yatırımın teknolojinin gelişmesiyle birlikte eski model kalması, üretici firmaların eski modellere bakım desteği maliyetlerinin yüksek olmasını ortaya çıkartmaktadır. Böyle olunca yüksek bakım maliyetli donanımlardan oluşan makina parkı şirketlerde oluşmaktadır. Hepimiz görmüşüzdür bilgi işlem departmanlarında eski monitörler, eski bilgisayarlar raflarda kalır, tozlanır, çirkin bir görüntü oluşur. Bir yere bağış yapalım diye düşünürsünüz hiçbir program çalışmadığı için verilemez. Çöpe atsak diye düşünürsünüz, mali işler departmanı duran varlık olarak bunları gördüğü için belirli bir süre kayıtlarında ve göz önünde tutmak istemektedir. Kısaca, atsan atılmaz satsan satılmaz.

Dünya'da şirketler kiralamanın farkına vardılar ve bakış açısını değiştirmeye, kullandıkça öderim mantığına dönmeye başladılar. Bilişim firmaları ise şirketlerin yaşadığı bu ihtiyaç için çözüm üretiyorlar. Çözümün en önemli bileşeni ise donanım kiralama. Kiralama mantığındaki en önemli unsur ise ihtiyacın olan güce ihtiyacın olan zamanda sahip olmak ve kullandığın kadarını ödemek.

Bu çözümde bilişim firmaları donanımları kendi bünyelerinde barındırıp, şirketlerin uygulamalarına kendi veri merkezlerinden eriştiriyorlar. Bu sayede şirket donanım yatırımı yapmıyor, ihtiyacı olan büyüklüğü istediği zaman kullanıyor. Bilişim firması ile yapılan anlaşma çerçevesinde, firmanın ihtiyaç duyduğu zaman diliminde donanımın işlemci gücünü yükseltiliyor, belleği istenilen büyüklüğe çıkartılıyor, hatta network hatlarının yoğunluğu bile istenilen zaman diliminde hizmet alan firmanın kullanımına ayırılabiliyor. Yoğunluk geçtikten sonra ise istenilen büyüklüğe geri çekiliyor.

Veri merkezi şirketleride, ellerindeki donanımları müşterileri arasında yukarıda belirtildiği şekilde dengeleyerek gelir elde ediyorlar. Bunun sonucuda doğal olarak hizmet alan şirketlere maliyet avantajı olarak yansıyor.

Böyle bir sürecin fiziksel olarak, kişilere bağlı bir şekilde yürütülmesi mümkün olmadığından, işlemler tamamıyla konuya özel programlar ile gerçekleştirilmektedir. Sanallaştırma teknolojisi günümüzde belirli bir olgunluğa gelmiş ve şirketlerin kullanımına açılmış durumda. Bu sayede bilişim şirketleri hizmetlerini yönetebilmektedirler.

Türkiye'deki BT altyapısına sahip olma arzusu, krizin etkisiyle hızla değişmekte, veri merkezinden hizmet alma konusunda firmalar bakış açılarını değiştirmektedirler. Önemli hususlardan bir tanesi veri merkezinde çalışan yazılımların kullanımı esnasında oluşan bilgilerin güvenliği. Şirketler bu konuda çok hassas davranmakta, bilgilerinin farklı kişilerin eline geçip geçmeyeceği tereddütünü yaşamaktadırlar.

Konuya farklı bir yönden bakarsak, şirketler güvenlik hizmetini uzman firmaya veriyor ve milyonlarca dolarlık yatırımlarını tanımadıkları firmaya ve oradaki bir güvenlik görevlisine teslim ederek akşam evlerine gidiyorlar. Ertesi gün gelince güvendikleri firma onlar adına bütün güvenliği sağlayıp çalışabilecekleri ortamı tekrar onlara teslim ediyorlar. Nasılki güvenlik firmaları içerikle ilgilenmiyor sadece şirketin iş yapabilmesinin garantisini sağlıyorlarsa, benzer durum veri merkezi hizmeti veren firmalar için geçerli. Bu firmalarda içerik ile ilgilenmezler, sadece hizmet verdikleri şirketin sistemleri sağlıklı kullanabilmesine odaklanırlar. İçerik konusunda en ufak bir bilginin dışarıya sızmış olması firmanın itibarının yok olmasına, yeni iş fırsatlarının imkansızlaşmasına sebep olacaktır. Böyle bir sonucu hiçbir firma almak istemez.

Hizmet alacak şirketlerin dikkat etmesi gereken konu, tedarikçi firmaların Bilgi Güvenliği konusunda yaptığı çalışmaları yakından takip etmeleri lazım. Hatta ISO 27001 bilgi güvenliği konusunda sertifikalarının olmasını talep etmeleri gerekmektedir. Çünkü sertifikasyon demek işlerin kuralına göre yapıldığının başkaları tarafından kontrol edildiğini göstermektedir. Bilgi güvenliği ise kendi içinde alt süreçleriyle, hizmet alan firmanın yüksek seviyede çalışılabilir sistemlere sahip olmasını garanti altına alan bir yapıda kurgulanmasını gerektirmektedir.

Sonuç olarak, dışkaynak kullanımı açısından baktığımızda veri merkezi firmaları yüksek teknolojideki altyapının müşterilerinin hizmetine sunulmasına kendisini pozisyonlandırmıştır. Aynı yatırımın farklı modellerde müşterilerin hizmetine sunulması ise maliyet avantajını ortaya çıkartmaktadır. Hizmeti uzmanından almış olmak şirketlerin ana faaliyet alanlarına odaklanmasına, yatırımlarını iş kolunun gelişmesine kaydırmasına imkan sağlayacaktır.

Kırmızı ışığın cazibesi

Son 15 yılda bilgisayarın hayatımızda kat ettiği yolu onunla birlikte yürüyerek yaşamış kişilerin çoğu, "bilgisayar kullanmadan önce işleri nasıl yapıyorduk acaba" diye geçen konuşmaları yapmıştır. Sonrasında, "internet acayip bişey hepimiz oradayız, bu kadar bilgiyi başka bir yerde nasıl bulurum, eposta olmadan nasıl haberleşiyor muşuz ?" yorumlarını yapmamış kişi yoktur herhalde.

Bugün, mobil telefonlardan epostalara erişim, özellikle Blackberry (BB) kullanımı çok yoğun bir şekilde görülmektedir. Günümüzde iş hayatında BB sahibi olmak bir ayrıcalıktan çıktı bir zorunluluk haline geldi, çünkü kişilerin artık iletişimi epostalar üzerinden yürütüyor olması her zaman erişilebilir olmayı zorunlu kılıyor.

Blackberry ilginç bir cihaz, başlangıçta hoşunuza gidiyor, bilgisayar taşımadan, internete bağlanmadan epostaları alabiliyor, eklerine bakabiliyor, hemen cevap yazabiiyor, takvime bakarak zaman planlamanızı çok daha kolay yapıyorsunuz. Yanınızda cebinizde taşıyorsunuz, istediğiniz zamanda ve yerde erişim sağlıyorsunuz. Acayip büyük konfor, sonrasında ek özellikleri var, hem telefon, hem internete erişimi var, fotoğraf çekiyor, şık bir göntüsü vb.. özelliklerde eklenince iş yerindeki ofisiniz yanınızda. Daha ne olsun, uzunca süredir aradığınız cihaz.

Gelgelelim madalyonun öbür yüzü ile karşılaşınca durum değişiyor. Bilgisayardan epostalara bağlanıp bakıyordunuz ama artık epostalar cebinizde. Akşam ofisten çıkıncada yanınızda, serviste, arabada, arkadaşlarınızla sohbet ederken masanın üstünde, akşam televizyon seyrederken uzaktan kumandanın yanında, gece yatarken baş ucunuzda duruyor, ben buradayım dercesine yanıp sönen kırmızı ışığı kendini unuttturmuyor.

Böyle oluncada ister istemez ışığı gördüğünüzde mesajlarınıza bakmak ihtiyacını hissediyorsunuz. Acaba önemli bir mesaj mı geldi ? Gündüz gönderdiğim mesaja cevap mı var ? Aysonu satış raporlarına arkadaşlar çalışıyorlardı sonuçlarını yollamış olabilirler ? benzeri pekçok sorunun cevabını yanıp sönen kırmızı ışık verecekmiş gibi bizi kendine çekiyor.

Tacizkar kırmızı ışık bir müddet ikaz ettikten sonra sönüyor yanmaz oluyor. Bu seferde hisleriniz değişiyor, niye yanmıyor acaba, mesaj geldide benmi görmedim diye merak ediyor ve ikide bir BB'yi kılıfından çıkartıp kontrol ediyoruz. Artık kontrol etme arzusu, gece yatmadan önce, dur bi bakayım gelen giden birşey varmı ? derecesinde yüksek oluyor.

Bağımlılık başladımı kişi kendini kaptırıyor. Tatile gidince bile yanınınızda olan bu cihaz ve kırmızı ışık ailenin bir parçası haline geliyor. Siz tatil yapıyorsunuz ama arkadaşlarınız çalışıyor. Onlar kendi aralarında yazışıyorlar, size CC'li mesajlar yolluyorlar, yada TO kısmında olan mesajlar var. Işık gene yanıyor, ne yapacaksınız, bakmasanız olmaz, baksanız tatildesiniz. Baktınız ve cevap verdinizmi artık tatilde değilsiniz demektir. Herkes mesajlarınıza baktığınızı ve cevap verdiğinizi gördümü tatilinizin anlamı değişiyor.

Anlam değişikliği sadece sizde değil aileniz içindede etki yaratıyor, eşiniz kızıyor, tatilmi yapıyoruz çalışıyormuyuz tartışmaları yürüyor. Eşinize hak veriyorsunuz ve kaldırıyorsunuz kenara , ama kafanızda aynı tereddüt, ya kırmızı ışık yandıysa ve mesaj geldiyse. Bu sefer eşiniz görmeden iki arada bir derede mesajlara bakıyorsunuz. Cevap yazıyor yakalanmamaya çalışıyorsunuz. Sonuç her zaman aynıdır, yakalanırsınız ve tabi yakalanıyorsunuz.

Çalışma hayatı için çok büyük değer yaratan BB sizi esir almış durumda. Kırmızı ışığın dayanılmaz cazibesi sizi çekiyor, araba kullanırken kontrol etmeye çalışıyorsunuz, kalabalık trafikte öndeki arabaya çarpıyorsunuz. Merdivenden inerken kontrol ediyorsunuz, düşme tehlikesi atlatıyorsunuz. Yolda yürürken direğe yada başkasına çarpma tehlikesi yaşıyorsunuz hatta çarpıyorsunuz.

İyi yönlerinin yanında hayatımızda gerçekleştirdiği değişimi nasıl yöneteceğimiz, kırmızı ışık bağımlılığından nasıl kurtulacağımız büyük bir soru. Tüm dünya benzer konularda kafa yoruyor, iş hayatının özel hayatın içinde bu kadar yoğun yaşanmasını gidermenin çözümlerini arıyor, forumlar paneller düzenliyor, gündemde tutmaya çalışıyorlar. Kişisel çözümlerle bugün birşeyler yapabiliyoruz belki ama kalıcı sonuçlar ortaya koymak şuan için zor görünüyor.

Blackberry kullanıcıları hepimiz düşünmeliyiz; "Kırmızı ışığa koşacak mıyız, yoksa ışığı söndürecek miyiz ?"

İnovasyon Treni

Günümüz rekabet şartların acımasız bir şekilde firmaları kıskacına almıştır. Kıskacın uzun ve sivri dişlerinden bir  tanesi maliyet, diğeri yeni/değişik ürün, bir diğeri servis yani müşteriyle buluşma noktalarıdır. Artık firmalar rahat koltuklarında oturamamaktadırlar. Ulusal rekabetin olmasının yanında artık globalleşen piyasa koşullarında yabancı oyuncularda resmin bir parçası olmakta, hatta büyük bir parçası olmaya doğru gitmektedirler.

Şirketler pek çok yerden gelen oklara karşı kalkanlarını kullanacaklar ve dayanabildikleri kadar gelen saldırılara dayanacaklardır. Bu savunma taktiği bir yere kadardır, dayanma gücü bir noktada tükenecek ve yok olmaya mahkum kalacaklardır. Oyundan çıkarken yenik olarak ayrılacaklardır. Kurtuluşun bir başka yolu daha vardır ve içinde bulunduğumuz dönemde, firmaların hemen hemen hepsinin konuştuğu, yapmak için çaba gösterdiği, sonuçlarını almaya başladığı yada aldığı bir yaklaşım, İNOVASYON.

Pek çok makalede, sohbette, kitapta inovasyonla ilgili örnekler verilmektedir ama bunlar hep aynı şeyler olarak karşımıza çıkmaktadır. 3M firmasının sarı kağıtları, Apple’ın çıkardığı ürünler. Acaba gerçekten inovasyon, örnekleri az olan yapılması, uygulanması, sonuçlarının alınması zor olan bir şey midir ? Niye daha fazla örnek verilmemektedir ? Yoksa firmalar inovasyon yapıyorlar da bizden mi gizliyorlar ?

Buradaki karmaşa, biz neye inovasyon diyeceğimizi tam olarak netleştirememizden kaynaklanmıştır. Mesela laser pointer özelliklerini kullanarak yapılan elektronik metre, pek çoğumuz için kabus olan 2 metrenin üzerindeki ölçümlerde kurtarıcı olmuştur.  Yeni bir buluş yada icat değildir, eldeki bir aracı bir başka şekilde kullanarak probleme çözüm üretilmiştir.

Düşününce sanki çok çabuk herkesin aklına benzer şeyler gelecekmiş gibi duruyor, bizde böyle şeyler düşünebiliriz yapabiliriz hissine kapılıyoruz. İşte inovasyon bu kadar basit diyoruz. Düşündük, bulduk, peki kim yapacak bunları, nasıl hayata geçirilecek, organizasyonu kim kuracak. İki sene sonra ürünü karşımızda görünce, elimize alınca, “inanmazsınız, ben bunu düşünmüştüm, adamlar yapmış” diyoruz.

İnovasyon çalışmaları başlı başına bir disiplindir. nasıl ki, proje yapma esnasında analiz, tasarım, gerçekleme, test ve kullanma gibi bölümler oluyorsa, inovasyon sürecinde de benzer çalışmaları farklı şekillerde ve içeriklerde yapmak gerekmektedir.

En önemli bölüm ve zaman gerektiren kısım,  inovasyon çalışmalarının şirketin hayatının ayrılmaz bir parçası olduğunun tüm çalışanlar tarafından anlaşılması, dahada ötesi inovasyonun şirketin DNA’larına işlenmesi gerekmektedir. Şirkete her giren, işinin bir parçası olarak çalışmaların içinde yer alması lazımdır.  Çalışmalarda harcanan zamanın, emek ve iş gücü, şirketin geleceğinin inşasında kullanılan taşların üst üste dizilmesi , güzel bir bina oluşturulması için yapılmış faaliyetlerdir.

İnovasyon çalışmaları sonucunda bir ürün/hizmet farklılaştırılmış bir şekilde sunulduğunda ilk başta kazanç elde edilecektir ama buradaki süre maksimum altı aydır. Çünkü rakipler ya ürünü taklit edecekler yada değişik bir şekilde pazara farklı bir ürün olarak süreceklerdir. Bunun anlamı, bir defa için inovasyon çalışması yapılmaz, yaşamak için devam eden bir süreç halinde şirket var olduğu müddetçe gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Bilgi teknolojileri bu çalışmaların neresinde yer almaktadır sorusuna cevap ararsak. Aslında işin başından sonuna kadar ayrılmaz bir parça olarak hemde büyük bir parça olarak durmaktadır.  Yapılan çalışmaların elektronik kayıt altına alınması, burada kullanılacak teknolojiler ve yazılımlar, süreç esnasında ortaya çıkan ürünlerin/fikirlerin içerik yönetiminde saklanması, tüm faaliyetlerin çalışanlara duyurulması için ihtiyaç duyulan yazılımlar vb.. pek çok alanda BT’siz işlerin yürütülmesi mümkün görünmemektedir. Demek oluyor ki inovasyon için sadece toplantı yapmak deftere bunları yazmak yeterli değil bunu uygun BT ile desteklemeniz gerekecektir.

İnovasyon yolculuğundaki süre uzundur, tren pek çok istasyonda duracaktır, kimileri bu trenden inecek, kimileri de yeni yolcu olarak bineceklerdir. Günün sonunda gitmekte olan trene el sallayan yolcu yakını değil, trenin içinde oturan yolcu olmamız lazım.