ERP’de Dışkaynak kullanılır (mı) ? (Evrim Dergisi Ekim 2006)

ERP'yi ve projelerini iş hayatımızda sık duymaya başladığımız yıllar 90'lar ile başlamış ve popülerliğini gittikçe arttırarak günümüze kadar gelmiştir. İlk başlarda proje süreleri ve maliyetleri firmaları korkutacak büyüklükte olması nedeniyle büyük şirketlerin işi olarak görülmekteydi.

Bugün gelinen noktada ERP, orta ölçekli şirketler için kaçınılmaz bir hal almaya başlamıştır. Peki ERP yapalımda maliyeti nedir, donanım yatırımı gerekir mi, lisans maliyeti nedir, proje süresi ne kadardır, sonrası işletim maliyetleri nelerdir, buradaki maliyetleri nasıl azaltabilirim gibi pekçok soru vardır. Firmalar ister büyük olsun, ister orta ölçekli yada küçük olsun, tüm bu sorular gündemlerinden düşmemektedir.

Firmalar bu maliyetleri nasıl azaltabilirim konusunda çalışırken ilk akla gelen acaba dışkaynak kullanabilir miyim, neleri nasıl dışkaynakla yaptırtabilirim sorularınada yanıt aramaktadırlar.

ERP proje maliyetlerini oluşturan kalemleri incelediğimizde aşağıdaki maddeler karşımıza çıkmaktadır.

1- ERP yazılım lisans maliyeti

2- Proje maliyeti

3- Donanım maliyeti

4- Destek hizmet maliyeti

Bu maddelerden bir kısmı için dışkaynak kullanımı pekçok açıdan fayda getirirken bir kısmını firmalar mecburen kendi kaynakları ile yapmak zorundadır.

Lisanslar kısmında firmalar genelde satınalma modeli üzerinden ilerlemektedirler. Bunun yanında ERP yazılım firmaları farklı çözümler sunmaktadırlar. Yazılım kiralama modeli son yıllarda karşımıza çıkmaktadır. Şirketler tüm yatırımı bir seferde yapmak yerine kiralayarak kullanmakta ve maliyetleri yıllara yaymaktadırlar. Dikkat edilmesi gereken en önemli husus ise satınalma ile kiralama arasındaki maliyet / fayda analizinin en doğru şekilde yapılmasıdır.

Artık yıllarla ifade edilen ERP projeleri bir yılın altında sürelerde tamamlanmaya başladı. Sürenin azalmasındaki kritik etmen, kullanılan ERP danışmanlarının iş/süreç tecrübelerinin artmış olması ve uyarlanan ERP yazılımlarına hakimiyetin yüksek seviyelere ulaşmasıdır. Proje içindeki ERP danışmanlık maliyetleri firmaların kaçınılmaz olarak harcamalarıdır.

Yazılım lisansını aldınız, ekibi kurdunuz, ERP danışmanlığını alacağınız firmayı seçtiniz, peki bunlar hangi donanım üzerinde çalışacak ?

Sadece bir donanım yeterli olsa, yedekleme ünitesi lazım, elektirik kesintileri için jeneratör lazım, donanımlar yedekli olması lazım, bunları koyacak yer lazım, makinaları soğutmanız lazım, isterseniz ayrı ayrı isterseniz hepsinin yetkinliğine sahip insanları kadronuzda tutmanız lazım. Bu listeyi uzatmak mümkün.

İşte bu nokta dışkaynak kullanma ışığı yanıyor. Günümüzde firmalar yapmış olduğu analizlerde, şirket içindeki ERP uygulamaları donanım ve insan yatırımını yapmak yerine, bu konuda uzmanlaşmış firmaların kaynaklarını kullanmayı tercih etme noktasına gelmiştir. Bugün itibariyle oran çok düşük olsa bile gittikçe artan bir şekilde yükselme eğilimi göstermektedir. Firmalar hala donanımların gözlerinin önünde olması, arada bir makinaların üzerindeki ışıkları görmek, onların sıcaklığını hissetmek, hatta oluşacak problemleri yaşamak istiyorlar.

Dünya'da ve ülkemizde donanımların ortak kullanılmasına yönelik dışkaynak kullanımı en yüksek oranda tercih edilen hizmetlerden birisi olarak karşımıza çıkmaktadır. Buna en basit örnek internet sitelerinin yayınlandığı donanımlardır. Hemen hemen pekçok firma donanımlarını kendi bünyesinde tutmamakta, hizmet olarak satınalmaktadır. Hizmet veren sayısı arttıkça maliyet düşmekte ve kalite yükselmektedir.

Donanım işlerini hallettikten sonra başarılı bir proje dönemiyle birlikte ERP çalışmalarında canlı kullanıma geçtiniz. Danışman firma işlerini tamamladı ve ayrıldı. Kullanıcılardan gelecek olan istekler, oluşacak yeni geliştirmelerin yapılması gibi destek faaliyetlerini sağlamak başlıbaşına bir işyükü olmaya doğru gidiyor. Ne yapmak lazım, ERP uygulamasını bilen insanları işe almak bir çözüm peki ya dışkaynak ? Evet, önemli bir ihtiyacı karşılamak için bu noktada işinin uzmanları ile çalışabilir ve sorunlarınızı halledebilirsiniz.

Tabi akıllara hemen şu soru geliyor, sonsuza kadar başkasına mı bağımlı kalacağım? Aslında dışkaynak kullanımı bağımlılık demek değil, birliktelik anlamına geliyor.

Nasıl hammadde sağlayıcınız yada yan sanayiniz sizin iş ortaklarınızsa, dışkaynak sağlayıcılarınızda sizinle birlikte, size hizmet eden organizasyonlar olarak algılanmalıdır. Bu firmaların hizmetlerini kesintisiz ve kaliteli olarak yerine getirmeleri, ürettiğiniz ürünün yada hizmetin kalitesinin artmasına, maliyetlerinin aşağıya çekilmesine, gelir ve kar artışına yansıyacaktır.

Dışkaynak kullanmadan önce dersinizi çalıştınız mı ? (Evrim Dergisi Eylül 2006)

Çevremize göz attığımızda artık dışkaynak kullanımının hayatımızın ayrılmaz bir parçası olduğunu görüyoruz. Şirketlerin pekçoğunda kimin hangi yemeği sevip sevmediğini bilen, uzun yıllar şirkette çalışmış aşçılar yerine Catering firması çalışanları var, bekçilerin yerini Güvenlik Görevlileri aldı. Firmalar temizlik hizmetlerini, IT hizmetlerini, telefon hizmetlerini, maaş bordrolarını, muhasebelerini vb. pekçok faaliyetlerini dışkaynak ile çözümlemeye başladılar.

Telekominikasyon alanındaki yenilikler, dünya üzerindeki iletişim altyapısının güçlenmesi, iletişim hızlarının artması IT konusunda dışkaynak kullanımının aynı ülke içinde olması gibi bir ihtiyacıda ortadan kaldırdı. Dünyanın neresinde olursanız olun, saat farkı sorun olmadan IT hizmetlerini dünyanın herhangi bir ülkesinden almanız mümkün.

Tüm bu teknolojik gelişmeler, dışkaynak kullanımının yaygınlaşması, şirketlerin dışkaynak kullanmaya karar vermesinden, uygulamaya geçene kadarki süreçte kendi içlerinde cevaplandırmasını gerektiren pekçok soruları barındırır. "Sadece maliyet açısındanmı değerlendirilmesi gerekiyor, dışkaynak kullanımını sağlayan firmanın konusunda uzman ve tecrübeli olması yeterlimi, referans önemlimi, hangi işlerimizi dışkaynakla halledebiliriz ?"

Bu noktada, dışkaynak kullanımına karar vermek, uygulamaya geçmek ve sonrasını yönetmek bir plan dahilinde gerçekleştirilmesini gerektirmektedir. Başlangıç noktasında, dışkaynak ile sağlanacak işin, yapmakta olduğunuz faaliyetin temeli olup olmadığına karar vermek gerekli. Çünkü oluşabilecek en ufak bir aksaklık işinizin aksamasına ve para kaybetmenize sebep olacaktır. Konunun riskleri enine boyuna incelenmeli, riskler ölçülebilir değerlerle ifade edilmeli, gerekiyorsa uzman danışmanlık alınmalıdır.

Dışkaynak kullanımı, şirketin birimlerini bazen aynı anda, bazen farklı zamanlarda, bazen dolaylı, bazen sonuçları itibariyle pekçok açıdan etkilemektedir. Bu nedenle, karar verme, firma seçme aşamasına gelmeden önce hizmeti alacak tüm birimlerin sürece dahil olmaları, istedikleri faaliyetleri veya ihtiyaçları tam olarak söylemeleri, yorumlarını yapmaları, gördükleri eksiklikleri ifede etmesi ve işle ilgili kriterlerinin belirlenmesi önemlidir. Süre, dışkaynak maliyetini belirleyen en önemi unsurlardan birisidir. Hizmet alımı esnasında biriler süre konusundada mutabakata varmaları lazımdır. Kısaca iş ve hizmet süresi çok iyi tarif edilmelidir.

İçerik hazırlandıktan sonra konusunda tecrübeli firmalarla yapılacak olan görüşmeler, teklifler ve sunumlar, tüm firmalara eşit yaklaşılarak yürütülmelidir. Değerlendirmeleri yaparken firmalardan gelen bilgiler ile talep edilenler karşılaştırılmalı, yapılabiliyorsa puanlama/değer yöntemi ile sonuçlar somut bilgiye çevirilmelidir. Çıkan sonuçların üzerine ölçülemeyen değerler ve izlenimler eklenerek karar verilmelidir.

Böyle bir karar verdiğinizde şirketinizindeki bazı roller değişecektir. Daha önce firmanın kendi personeli ile yaptığı işi artık başkasına devretmiş ve yeni roller üstlenmiş oluyorsunuz. En önemli değişiklik, artık başkasından hizmet alıyorsunuz ve bunun için para ödüyorsunuz. Ödediğiniz paranın karşılığını almalısınız, siz artık müşterisiniz. Aldığınız hizmetin baştan belirlemiş olduğunuz gösterge değerleri içinde kaldığını takip etmeniz lazım. Göstergelerdeki değerlerin olumsuz olması durumunda sözleşmenizde yada servis seviyesi anlaşmanızda belirlenmiş olan şartların yerine getirilmesini sağlattırmak gerekiyor.

Alınan hizmetin kalitesi her zaman sorgulanmalı, gerekiyorsa uyarılar çekinmeden yapılmalıdır. Servis Seviyesi Anlaşması ile kalite garantisi somut rakamlarla belirlenmiş olmalı, bunlara uyulmaması durumundaki şartlar açıkca ifade edilmelidir. Alınan hizmetin kalitesi ve doğruluğunun değerlendirilmesi şirket birimlerinin tamamının sorumluluğunda olmalıdır.

Dışkaynak kullanımına başladıktan sonra genelde yapılan hatalar, hizmet alım performansının ilerleyen zamanlarda göz ardı edilmesi, değişen koşullara göre alınan hizmetin iş amaçlarına erişmede yardımcı olup olmadığını değerlendirmesinin tekrar sorgulanmaması olmaktadır.,