Çevremize göz attığımızda artık dışkaynak kullanımının hayatımızın ayrılmaz bir parçası olduğunu görüyoruz. Şirketlerin pekçoğunda kimin hangi yemeği sevip sevmediğini bilen, uzun yıllar şirkette çalışmış aşçılar yerine Catering firması çalışanları var, bekçilerin yerini Güvenlik Görevlileri aldı. Firmalar temizlik hizmetlerini, IT hizmetlerini, telefon hizmetlerini, maaş bordrolarını, muhasebelerini vb. pekçok faaliyetlerini dışkaynak ile çözümlemeye başladılar.
Telekominikasyon alanındaki yenilikler, dünya üzerindeki iletişim altyapısının güçlenmesi, iletişim hızlarının artması IT konusunda dışkaynak kullanımının aynı ülke içinde olması gibi bir ihtiyacıda ortadan kaldırdı. Dünyanın neresinde olursanız olun, saat farkı sorun olmadan IT hizmetlerini dünyanın herhangi bir ülkesinden almanız mümkün.
Tüm bu teknolojik gelişmeler, dışkaynak kullanımının yaygınlaşması, şirketlerin dışkaynak kullanmaya karar vermesinden, uygulamaya geçene kadarki süreçte kendi içlerinde cevaplandırmasını gerektiren pekçok soruları barındırır. "Sadece maliyet açısındanmı değerlendirilmesi gerekiyor, dışkaynak kullanımını sağlayan firmanın konusunda uzman ve tecrübeli olması yeterlimi, referans önemlimi, hangi işlerimizi dışkaynakla halledebiliriz ?"
Bu noktada, dışkaynak kullanımına karar vermek, uygulamaya geçmek ve sonrasını yönetmek bir plan dahilinde gerçekleştirilmesini gerektirmektedir. Başlangıç noktasında, dışkaynak ile sağlanacak işin, yapmakta olduğunuz faaliyetin temeli olup olmadığına karar vermek gerekli. Çünkü oluşabilecek en ufak bir aksaklık işinizin aksamasına ve para kaybetmenize sebep olacaktır. Konunun riskleri enine boyuna incelenmeli, riskler ölçülebilir değerlerle ifade edilmeli, gerekiyorsa uzman danışmanlık alınmalıdır.
Dışkaynak kullanımı, şirketin birimlerini bazen aynı anda, bazen farklı zamanlarda, bazen dolaylı, bazen sonuçları itibariyle pekçok açıdan etkilemektedir. Bu nedenle, karar verme, firma seçme aşamasına gelmeden önce hizmeti alacak tüm birimlerin sürece dahil olmaları, istedikleri faaliyetleri veya ihtiyaçları tam olarak söylemeleri, yorumlarını yapmaları, gördükleri eksiklikleri ifede etmesi ve işle ilgili kriterlerinin belirlenmesi önemlidir. Süre, dışkaynak maliyetini belirleyen en önemi unsurlardan birisidir. Hizmet alımı esnasında biriler süre konusundada mutabakata varmaları lazımdır. Kısaca iş ve hizmet süresi çok iyi tarif edilmelidir.
İçerik hazırlandıktan sonra konusunda tecrübeli firmalarla yapılacak olan görüşmeler, teklifler ve sunumlar, tüm firmalara eşit yaklaşılarak yürütülmelidir. Değerlendirmeleri yaparken firmalardan gelen bilgiler ile talep edilenler karşılaştırılmalı, yapılabiliyorsa puanlama/değer yöntemi ile sonuçlar somut bilgiye çevirilmelidir. Çıkan sonuçların üzerine ölçülemeyen değerler ve izlenimler eklenerek karar verilmelidir.
Böyle bir karar verdiğinizde şirketinizindeki bazı roller değişecektir. Daha önce firmanın kendi personeli ile yaptığı işi artık başkasına devretmiş ve yeni roller üstlenmiş oluyorsunuz. En önemli değişiklik, artık başkasından hizmet alıyorsunuz ve bunun için para ödüyorsunuz. Ödediğiniz paranın karşılığını almalısınız, siz artık müşterisiniz. Aldığınız hizmetin baştan belirlemiş olduğunuz gösterge değerleri içinde kaldığını takip etmeniz lazım. Göstergelerdeki değerlerin olumsuz olması durumunda sözleşmenizde yada servis seviyesi anlaşmanızda belirlenmiş olan şartların yerine getirilmesini sağlattırmak gerekiyor.
Alınan hizmetin kalitesi her zaman sorgulanmalı, gerekiyorsa uyarılar çekinmeden yapılmalıdır. Servis Seviyesi Anlaşması ile kalite garantisi somut rakamlarla belirlenmiş olmalı, bunlara uyulmaması durumundaki şartlar açıkca ifade edilmelidir. Alınan hizmetin kalitesi ve doğruluğunun değerlendirilmesi şirket birimlerinin tamamının sorumluluğunda olmalıdır.
Dışkaynak kullanımına başladıktan sonra genelde yapılan hatalar, hizmet alım performansının ilerleyen zamanlarda göz ardı edilmesi, değişen koşullara göre alınan hizmetin iş amaçlarına erişmede yardımcı olup olmadığını değerlendirmesinin tekrar sorgulanmaması olmaktadır.,
