Gün içinde gönderdiğimiz ve aldığımız e-postalar artık eklerinde dökümanlarıda taşımakta, hatta dökümansız e-posta sayısı neredeyse çok az bir hal almaktadır. Elektronik ortamda oluşturulan dökümanlar doğal olarak elektronik ortamda kalmakta, çoğunlukla yazıcıdan dökülmeden kullanılmaktadır. Dosya paylaşım uygulamaları ile aynı döküman üzerinde ortak çalışma yapmaki ilgili yerleri düzeltmek ve son halini yayınlamak çok kolay bir hal almıştır.
Bu kadar çok dökümanın oluşması bunların saklanması, indexlenmesi, tarih sırasına göre, oluşturana göre vb.. pek çok kritere göre düzenlenmesini gerektirmektedir. Hayatımızda bu kadar çok elektronik döküman olmadan önce tüm belgeler kağıt ortamında ve masamızın arkasındaki dosya dolabında yıllara göre mavi klasörlerde dururdu. Bugün ise dosyalarımız bilgisayarımızda yada şirket ortak dizinlerinde belirli bir hiyerarşiye göre durmaktadır.
Belgelerin çok olması, sadece hiyerarşik bir dizin yapısında barındırılması, bugünün ihtiyaçlarını karşılamamaktadır. Artık belgelerimizi aradığımız zaman içindeki yazının içeriğine bağlı olarak sorgulamak, onlara belirli etiketler verip sonradan kolay erişmek ihtiyaç olmuştur. Bunları sağlayan araçlar ise döküman yönetim sistemleridir.
Döküman Yönetim Sistemleri (DYS) kendi başlarına sadece belgeleri içinde saklamakla sınırlı özelliklere sahip değillerdir, aynı zamanda belgelerin önceki hallerini yani versiyonlarınıda tutmaktadırlar. Böyle olduğu için bir dökümanın gelişimini, taslak halinden son haline gelene kadar adım adım izlemek mümkün olmaktadır. DYS'ler, döküman üzerindeki değişikliklerin kimler tarafından yapıldığınıda takip edebildiğinden, sadece dökümanı içerik olarak değil, oluşum hayatı boyunca kimlerin katkısıyla nasıl etkilendiğinide bizlere sunabilmektedir.
Böyle bir yapı, aslında kalite çalışmalarında özellikle vurgulanan sürekli gelişim felsefesini doğrudan yansıtmaktadır. Yakında bakıldığında kalite çalışmalarında " yaptığını yaz, yazdığını yap" mantığı, yazılı olan süreç ve prosedür dökümanlarının bir yerlerde durması, bunların gelişiminin takibine ihtiyaç duymaktadır. DYS'ler içinde bulundurdukları, döküman işleme, yeni versiyon çıkartma ve bunların yayınlanmasını sağlamaktadır. Kurgulanan yapı sayesinde her bir değişiklik kağıt ortamında sirküle edilmek yerine, e-posta uyarısı ile sorumlu kişilere iletilmektedir. Bu sayede şirket içi bilgi akışı DYS'ler üzerinden hızlı ve her yerden erişilebilir olmaktadır. Sonuç olarak tüm çalışanlar yetkileri doğrultusunda her türlü süreç dökümanına ve bilgisine erişebilmektedirler.
Yetkilendirme konusu, döküman yönetimi sistemlerinin en güçlü olduğu noktalardan birisidir. Özellikle yetkisiz erişimlerin engellenmesi, herkesin yetkilerinin olduğu dökümanları görebilmesi, okuyabilmesi ve değişiklik yapabilmesi olmazsa olmaz bir yapıdır. DYS'lerde tekbir dökümanın bile yetkilendirmesi yapılabildiğinden, şirketler tüm dökümanlarını yetki çizelgesi bazında saklayabilir ve kullanıma açabilir. DYS'lerde kullanılan yetki yönetimi sayesinde okunan bir dökümanın yazıcıdan dökülememesi, başka birine gönderilememesi gibi kısıtlamalarda yapılabilmektedir.
DYS'lerin artık ayrı birer uygulama olmasından kurtulup yavaş yavaş mevcut kullanmakta olduğumuz ofis araçları, e-posta araçları ve internet tarayıcıları ile birlikte çalışıyor olması beklenmektedir. Hatta bütünleşik yapı içerisinde bir tarayıcıdan geçmiş dökümanın bile içindeki bazı bilgelere göre otomatik etiketlenmesi ve olması gereken dosya, kabinet altında saklanması beklenmektedir. Mevcutta gördüğümüz tüm DYS'ler bu fonksiyonaliteleri bünyesinde barındırmaktadır . Özellikle ERP kullanan firmalarda, sistemde oluşturulmuş bir kaydın, onunla birlikte hareket eden dökümanla beraber dolaşması çok önemlidir. Sisteme girilmiş bir satınalma siparişine ait tedarikçiden gelen elektronik dökümanlarında ortak kullanımda olması, ihtiyaç halinde dökümanın kağıt halinin bulunmasında harcanacak zamanı tasarruf ettirip verimliliğin artmasını sağlayacaktır.
Böyle bir ihtiyacın portal altyapısı ile desteklenmesi, tüm çalışanların rahatlıkla erişimde sıkıntı çekmeden dökümalara ulaşmasını imkan verir. DYS'lere ait portaller tasarlanırken dikkat edilmesi gereken en önemli husus, dizin yapısının nasıl olacağıdır. Tecrübeler şunu göstermiştirki, üç (3) kırılımdan fazla derinliğe sahip dizin yapılarında dökümanları bulmak zorlaşmaktadır. Kullanıcı sıkılıp dökümanı aramaktan vazgeçmekte, yada bulmak için çok fazla vakit harcamaktadır.
Bu sıkıntının önüne geçmek için DYS'ler artık içerik arama motorlarıyla birlikte gelmektedir. Döküman sisteme eklendiğinde, belirlenmiş olan etiketler ve özelliklerin yanında, döküman içeriğide indekslenmekte ve kelime bazlı aramalar yapıldığında, tüm dökümanlar kullanıcının önüne sunulmaktadır. Bu sayede sadece dosya adının hatırlanamaması sonucu ilgili dökümana erişim problemi ortadan kalkmıştır. Günümüzde teknoloji firmaları içerik arama yazılımlarını geliştirmek için yüksek araştırma geliştirme harcamaları yapmaktadırlar. Amaç bilgiye daha kolay erişim sağlamak ve bunu işe yarar hale dönüştürmektir. DYS'ler ve içerik aramaları sadece Word yada Excel dökümanlarını değil, tüm ofis dökümanlarını, resimleri, videoları, e-postalarıda arşivleyebilmekte ve aramalarda tüm içerik kontrol edilerek kullanımıza sunacak şekilde karşımıza getirmektedir.
Maliyetlendirme açısından bakıldığında, donanım ve yazılım lisanslarının yanında, projenin yapılma danışmanlık maliyeti karşımıza çıkmaktadır. DYS'lerin kurulumları ve şirket içi uyarlamalarında Türkiye'de ve dünyada olgunluk seviyeleri ileri düzeydedir. Rahatlıkla söylenebilirki, bir şirkette DYS kurmak ve devreye almak en zor projeler için bile 2-3 ay içerisinde gerçekleştirilebilmektedir. Hızlı bir kurulum yapalım, herkes kullanmaya temel fonksiyonlardan başlasın denildiğinde 1 aylık bir sürede devreye alınan projeler yapılabilmektedir. DYS'lerde maliyet olarak katlanılan rakam ile oluşan faydaları alt alta yazdığımızda kendisini çok kısa sürede amorti eden bir yatırımdır ve sonrasında şirket içinde vazgeçilemez bir araç halini almaktadır.
Bir şirkette DYS kurduğunuz zaman aslında e-tarih başlamış oluyor. Yani şirketin kurumsal hafızası oluşmaya başlıyor. Biriken dökümanlar, şirket içi değişiklikler ile birlikte yeni gelenlerin kullanımına sunulduğundan, tüm yaşananlar, tarih sayfalarındaki gibi zamana ve kişiye bağlı olarak sunuluyor. Bilgi birikimi yeni kuşaklara aktarılmış oluyor. Şirketin olgunlaşması gün gün takip edilebiliyor. Buradaki tarihi tarihçiler yazmıyor, dökümanların DYS'lere ekleyenler tarihin bir parçası oluyorlar. Şirketten ayrılsanız bile dökümanı oluşturan kişi olarak kalıyor ve şirketin tarihine imza atmış oluyorsunuz. Şirketin yaşayan organizma olduğunu düşündüğümüzde onun bir hücresi, yapı taşı olmak, yaptıklarınızla gelecek nesillerin ulabileceği izler bırakmak heyecan verici bir duygu.
Sonuç olarak döküman yönetim sistemlerinin katma değerini parasal olarak ölçülebilir kılmak çok kolay olmamakla birlikte, şirkete sağladığı değeri verimlilik ve ortak hafıza oluşturma üzerinden açıklamak, üst yönetimlerin ilk yapmak isteyecekleri proje olmasını ve sahiplenilmesini mümkün kılacaktır.
