Bilgi teknolojileri hizmetlerinde dışkaynak kullanımının şirketler tarafından artık vazgeçilmez bir araç olarak algılamasıyla birlikte, bu konuda yapılan yatırımlar katlanarak yükselmektedir. Hem servis sağlayıcı firmaların artması hemde firmaların büyüme stratejilerinde dışkaynak kullanımına yer vermesi, günümüz koşullarında kaçınılmaz bir ihtiyaçtır ve firmalar tarafından artık çok net görülmektedir.
Dışkaynak kullanımı ne demektir, ne ifade edilmektedir, ne edilmemektedir? Devamlı konuştuğumuz, herkesin bir şekilde kendisine göre tanımını yaptığı bu kelime, genelde zorda kaldığımızda "o zaman dışkaynak kullanalım" diye ifade ettiğimiz bir kaçış yoludur. Aslında şirketinizin çalışanlarınızın haricinde aldığınız her türlü hizmete bu ismi verebilirsiniz fakat tanım tam yerine oturmamış olacaktır.
"Uzun dönemli (yıllık yada birkaç yıllık) periyod için yapmış olduğunuz hizmet alım anlaşmalarını" dışkaynak kullanımı diye kısaca tarifleyebiliriz.
Proje bazlı hizmet alımı, danışmanlık, sistem entegrasyonu ve çözüm uygulaması gibi konularda belirli süreli anlaşmalar yapıp hizmet alımları gerçekleştirilebilir ama bunların diğer çalışma şeklinden farkı, süresinin daha kısa olması ve özel bir işle sınırlı kalmasıdır. Tekrar anlaşma yapılacağı zaman, başka kapsamda ve başka bir içerikteki konuya özel olarak konuşulur. Genelde firmalar bu tarz hizmet alımlarına ait anlaşmaları işin teslimine yönelik maddelerle sonlandırırlar. Uzun süreli dışkaynak hizmet alımlarında ise anlaşmalar genelde hizmet kalitesiyle ve bunun sürekliliğiyle ilişkilendirilir.
Şirketler ana faaliyet alanları dışındaki işleri dışkaynak hizmet alımı ile yürütmeye çalışmalarına bakarsak karşımızı iki ana grup çıkacaktır. Bunlardan birincisi iş süreçlerinde dışkaynak kullanımı diğeri bilgi teknolojileri hizmetleridir. Şirket iş süreçlerinin dışkaynak kullanımına açılması çelişki gibi görünsede, elde edilen fayda çok yüksektir ve tüm dünyada gittikçe artan bir trend olarak kullanımdadır.
Ufak bir örnek vermek gerekirse, şirket mali işler departmanı ve yaptığı çalışmaları şirket anafaaliyetlerinden ayrılmaz bir bütündür ama muhasebe fişlerinin sisteme girilmesi anafaaliyet değildir. Şirket bu işi hizmet olarak alsa, yapılacak çalışma için ihtiyaç duyulan kaynağı başka amaçlarda kullanacak ve mali işlerin asıl fonksiyonu olan kontrol ve yönlendirme konularına yoğunlaşacaktır.
İş süreçleri dışkaynak kullanımının içine, çağrı merkezleri, tedarik zinciri süreci içindeki alt süreçler, muhasebe fişi yada bordro oluşturma gibi devamlı tekrarlanan işlemsel süreçleri koyarak düşünebiliriz.
Bilgi teknolojileri konusundaki dışkaynak hizmetlerini ise kendi içinde ikiye ayırabiliriz. Altyapı sistemleri dışkaynak kullanımı -donanımlarla ilgili olarak verilen hizmetler- (infrastructure outsourcing) diğeri ise uygulamalarla ilgili dışkaynak hizmetlerinin alınmasıdır (Application outsourcing).
İlk ifade edilen Altyapı sistemleri olarak, kullanılmakta olan network (ağ) yapılarının işletilmesi ve bakımlarının yapılması, bu hizmet hem lokal ağları (LAN) hemde uzak alan ağlarını (WAN) kapsayabilmektedir, hatta bu hizmetin içine telekominikasyon faaliyetlerinide ekleyebiliriz. Bunların yanında uzaktan erişim ile verimerkezlerinin işletilmesi konulabilir. Barındırma hizmeti ile firmalar donanımlarını hizmet aldıkları şirketlerde tutarak fiziksel yerlerinden tasarruf sağlayabilmektedirler. Tabiki en önemli bileşen olan son kullanıcı bilgisayarlarının ve çevre birimlerinin bakımları ve takiplerinin yapılmasının tamamı altyapı dışkaynak kullanım hizmeti ile sağlanabilir.
Uygulamalarla ilgili dışkaynak hizmetleri ise daha çok mevcut şirket içi yazılımlara yada kurumsal kaynak planlama yazılımlarına ait desteklerin verilmesi, geliştirmelerin yapılması ve yeni özelliklerin kuruma kazandırılması konularını kapsamaktadır. Bunun yanında veritabanı yazılımlarının yönetimi, uygulamalar arası entegrasyonların yapılması ve işletilmesinin sağlanmasınıda desteklemektedir.
Günümüzde şirketler kişi başına ciro ve kişi başına gelirinde içinde bulunduğu pekçok konuda şirket kritik performans göstergelerini takip etmektedirler. Bu noktada dışkaynak kullanımı sonucu elde edilecek tasarruf, giderlerin/maliyetlerin dengelenmesi sağlayacak, kişi sayısında oluşacak azalma ise bu göstergelerinin olumlu görünmesini sağlayacaktır. Matematiksel bir sonuçmuş gibi algılansada, göstergelerin irdelenmesinde ana faaliyetler her zaman ön planda olacaktır. Burada elde edilen sonuçlarda doğrudan bu bilgiyi ifade ettiği için şirket stratejilerinde ve kararlarında etkin olacaktır.
