Maliyet, hizmet alımlarında önemli unsurlardan birisidir ama Bilgi Teknolojileri hizmetleri sözkonusu olduğunda maliyetin yanına onunla birlikte kontrol edilmesi gereken birkaç husus daha gelmektedir.
Şirket olarak Bilgi Teknolojileri hizmetlerinin dışkaynak kullanılarak karşılanması kararı alındığında yapılması gereken pekçok adım bulunmaktadır. Bu noktada firma olarak gereksinim analizlerinin yapıldığını ve diğer gerekli tüm ön çalışmaların tamamlandığını düşünelim. Hizmet alacağınız firma sayısını ikiye yada üçe indirdiğinizde, karar alma aşamasında dikkat etmeniz gereken en önemli kısımlardan birisi, hizmet alacağınız firmanın bilgi sistemleri altyapısıyla birlikte verimerkezinin durumu hakkında bilgi sahibi olmanızdır.
Bu nedenle hizmet alacak şirket, tedarikçileri tarafından sağlanacak olan verimerkezi hakkında bilgi sahibi olmalı, nihai kararını vermeden önce buraları yerinde ziyaret ederek değerlendirmelidir.
Verimerkezinin yerinde ziyareti, firma seçmeden önce yapılan önemli adımlardan birisidir. Bu ziyaret ile hizmet alma esnasında karşılaşılacak pekçok problemin önceden tespitine yönelik bilgi sahibi olunur, ayrıca hizmet verecek firmanın teknik kapasitesi ve yeteneği, hizmet alırken uyguladığı prosedürleri ve yönetim özellikleri gibi pekçok konununda yerinde gözlemlenmesi sağlanmış olacaktır.
Böyle bir verimerkezinin ziyareti yapılırken, konu hakkında bilgi sahibi olan küçük bir ekibin işleri takip etmesi ve sonuçlarını raporlaması daha uygun olacaktır.
Verimerkezi ziyareti esnasında dikkat edilmesi gereken önemli konuları özetlersek;
BT hizmetlerini başka bir firmadan almaya başladığınızda artık şirketinizin verileride başka bir yerde başka birinin gözetiminde bulundurulmaktadır. Bu nedenle, verimerkezindeki güvenlik hizmetinin içeriği iyi incelenmeli, hizmetin nasıl sağlandığı öğrenilmelidir. Bu noktada firma güvenlik firmalarından hizmet alıyorsa detaylarıyla sorgulanmalıdır. Ayrıca güvenliğin bir diğer bileşeni olan erişim haklarıda sorgulanmalı, giriş çıkışlardaki kontrol, kart okuyucu, parmak izi, ses yada benzeri araçlar incelenmelidir.
Alınan hizmetin gerçekleştirilmesini süreç olarak düşündüğümüzde uygulanan prosedürlerin yazılı olarak bulundurulduğu incelenmeli, gerekiyorsa bir örnek kopya temin edilmelidir. Ayrıca prosedürlerin güncellenme sıklığı ile çalışanların konu hakkında bilinirliği dikkatle ele gözlemlenmelidir.
Hizmet alınacak olan donanımların güncelliği ne durumda, bunlarla ilgili bakım anlaşmaları var mı ? Network altyapısı en önemli bileşen olduğundan desteği ve güncelliği nasıl sağlanıyor ? Tüm bu soruların yanında, verimerkezinin elektrik altyapısı, jeneratör desteği ve yedeği, ısıtma ve soğutma özellikleri gibi diğer gerekli fiziksel özelliklerde incelenmelidir.
BT hizmetlerinin verilmesi esnasında teknolojik yeterliliklerin yanında insan kaynağıda önem arzetmektedir. Bu noktada firma değerlendirmelerinde toplan çalışan sayısı ve hizmet verilmesi esnasındaki yetenekleri ile prosedürlere bağlı kalıp kalmadıkları sorgulanmalıdır. Çünkü hizmet alınmasına başlandığı esnada bu kişiler ile birlikte çalışılacaktır.
Kabul görecek verimerkezinin en önemli özelliklerininden bir tanesi, olağanüstü durum senaryolarına sahip olması gerekliliğidir. Bu sahiplik aynı zamanda fiziksel olarak bir diğer yedek merkezinin olmasınıda gerektirmektedir. Olağanüstü durum senaryoları aslında sigorta gibi görünmektedir. Belki hiç ihtiyaç olmayacaktır ama bir kez gerektiğinde kullanılır olması lazımdır. Hizmet veren firmadan bu senaryoları yıl içinde en az bir kez uygulaması talep edilmelidir.
Yukarıda bahsedilen konular tamamıyle verimerkezinin gözle görülen ve elle tutulabilen özelliklerinin incelenmesi yönünde çalışmaları özetlemektedir ama hizmet sadece bunlarda oluşmamakta diğer konularında incelenmesinide gerektirmektedir.
Bunlar içinde, çalışabilirlik süreleri, verimerkezi içinde sizin şirketinizin büyüklüğünün toplam hizmet verilen şirketler içindeki oranı, hizmet verecek firmanın stratejik planları, bu alanda büyüme isteği ve hatta hizmet sağlayıcının çalışanlarının işten ayrılma zamanlarına kadar incelenmesi gerekmektedir. Çünkü siz şirketinizin önemli bir parçasını çıkartıyorsunuz ve başka birine teslim ediyorsunuz, ardındanda kesintisiz bir hizmet almak için anlaşma yapıyorsunuz.
Sonuç olarak, verimerkezleri BT hizmetin verilmesi aşamasında işin kalbidir. Kalbin doğru çalışması, onunla birlikte hareket eden diğer yapılarında sağlıklı çalışmasına yardımcı olacaktır. Tüm bunların neticesinde, toplam olarak verilen/alınan hizmetin zamanıda, kaliteli ve maliyete uygun olması sağlanacaktır.
