Günümüz ticari şartlarında artık firmalar fiyat arttırırken defalarca düşünmekte, çok zorlanmadıkları noktalarda fiyat arttırmamaktadırlar. Çünk artık devir fiyatını arttıranın değil maliyetini düşürenin devridir.
İster nihayi müşteriye mal üreten firma olun ister anafirmanın tedarikçisi yada fason çalışan firma olun, herkes sizden fiyatlarınızı düşürmenizi, rekabetçi olmanızı istiyor. Önceleri bu zorlu şartlar sadece kendi sektörünüzde ve kendi ülkeniz içerisinde geçerli iken bugün rakipleriniz tüm dünyadaki firmalar oldu.
İşte bu noktada tüm şirketler maliyet azaltma konusunda arayış içinde olmakta ve ilk akıllarına gelen konu, dışkaynak kullanımı olarak karşılarına çıkmaktadır.
Firmanızda dışkaynak kullanmaya karar verdiniz, gerekli ön hazırlıkları yaptınız, hangi işi, hangi kapsamda hizmet olarak alacağınızı netleştirdiniz. Bundan sonra yönetimden onay almak yada bir başka deyişle fikrinizi ve çalışmanızı pazarlamanız gerekmektedir.
Tüm bu çalışmalar ve dışkaynak kullanımı aslıda şirketinizde belirli bir amaca yönelik fayda sağlamayı hedeflemektedir.
Gartner'ın dökümanlarında sıkça kullandığı, temelde üç ana amaçtan dolayı dışkaynak kullanmaya karar vermek lazım.
1- Verimlilik
Maliyetler konusunda daha çok çalışmak ve burada avantaj elde etmek.
2- Gelişim
Operasyonel seviyede, bilgi teknolojisi alanında ve/veya firmanın ana işe yoğunlaşması amacına fayda sağlayacak
3- Dönüşüm
İş performansının geliştirilmesi, yeni faaliyet alanlarının yaratılması, fırsatların oluşturulmasını sağlamak.
Yukarıda bahsettiğimiz her üç amaç kendi içinde farklı farklı yönetim ve ölçüm şekillleri barındırmaktadır. Bunların oluşturulması esnasında yapılacak çalışmalar, ampulu yeniden keşfetmek gibi uzunca süreli araştırmalar olmaması lazımdır. Zaten dünya üzerinde bu konularda kabul görmüş kriterler vardır. Bunlar üzerinden gidilmeli, şirketinize özel durumlar eklenmeli yada mevcut kriterler revize edilmelidir.
Verimlilik için kuracağımız hedefler ve yapacağımız servis seviyesi anlaşmaları sonuçları tamamıyla maliyetlerle bağlantılı olmalıdır. Gelişim için yapılan anlaşmalarda özellikle mevcutta olmayan hizmetlerin alınması konuları üzerinde yoğunlaşılmalı, bu hizmetlerin operasyonel verimliliğe katkısı sağlanmalıdır. Dönüşüm amacıyla yapılan anlaşmalarda ise alınan hizmetin kar marjını arttırıp arttırmadığı, yeni müşterilere erişim sağlayıp sağlamadığı gibi konuların yanında şirketin büyümesine katkısı olup olmadığının incelenmesinde fayda vardır.
Maliyetlerin düşürülmesi yada kontrol altında tutulması konusunda yapılacak olan çalışmalarda, alınan servisin ölçüm hedefleri üzerinde yoğunlaşılmalıdır. Hizmet alınan şirket ile yapılan servis seviyesi anlaşmalarında bu hedefler net bir şekilde ifade edilmelidir. Hatta yapılabiliyorsa bu hedefler uluslararası kabul görmüş değerler ile kıyaslanmalıdır.
Dışkaynak kullanmanın ana amaçlarından bir tanesi, mevcut durumdaki bilgi teknolojisinin seviyesinin yükseltilmesi olacaktır. Bilgi teknolojisinin şirket içi ve dışı süreçlere doğrudan etkisinin olduğu gerçeğinden hareket edersek, dışkaynak kullanımı ile artan bilgi teknolojisi seviyesi direk olarak iş sonuçlarına olumlu katkı yapacaktır. Yapılmış olan servis seviyesi anlaşmalarında bu hedefler ve ölçüm kriterleri çoğu zaman net olarak konulamayabilir fakat firma içinde takip edilerek sonuçlar irdelenmeli, şirkete katkısı ölçülmelidir. Örnek olarak kullanılabilecek ölçüm kriterlerinden birkaç tanesi, uygulama geliştirme süresi, geliştirilmiş uygulamalardaki performans artışı olarak gösterilebilir. Bu ve benzer örnekler şirket özelliklerine, bilgi teknolojisinin şirket içinde kullanım alanlarına bağlı olarak arttırılabilir yada değiştirilebilir.
Dışkaynak kullanımının bilgi teknolojisi alanında şirkete değer katması önemli olmakla birlikte, kurulmuş olan çalışma düzeninde, farklı çıktılarında elde edilmesi konularında çalışılmalıdır. Şirketin daha önce bulunmadığı alanlarda ve bölgelerde yer almasına etkisi olup olmayacağı araştırılmalıdır. Dışkaynak kullanımı ile şirket içi yer kazanımı sağlanabilir, bu alanın üretim yada stok amaçlı değerlendirilmesi olabilir. Benzer pekçok konu yada fırsatın şirket yönetimi tarafından gözlemlenmesi ve yaratıcı çıktılar elde etmesi sağlanmalıdır.
En önemlisi, eğer daha önce hiç dışkaynak kullanmadıysanız, büyük bir işinizi dışkaynak ile yönetmek üzere karar vermeden önce kritiklik seviyesi küçük, şirket içi faaliyeti düşük bir kesitle başlamanızda fayda var. Bu süreç hem dışkaynak kullanma disiplinini öğrenmenizi sağlayacak, hemde dışkaynak firmalarıyla çalışma tecrübenizi arttıracaktır.
