Küçük olsun büyük olsun firmaların dışkaynak kullanımı seçeneklerinden en önde geleni, mevcut bilgi teknolojilerinin yönetilmesine ait hizmet alımıdır.
Bilgi teknolojilerine sahip olmanın bir ayrıcalık olduğu zamanlarda, firmalar insanların ve donanımların her zaman gözlerinin önünde olmasını istiyordu. Çünkü bu yatırım diğer yatırımlarıyla birlikte değerlendirilen bir yapıda görülüyordu. Bugün gelinen noktada ise hem donanım sağlayıcılarının artması hem bu cihazlara sahip olma metodlarının farklılaşması ile birlikte firmalarda bakış açısıda kökten değişti.
Artık bilgi teknolojileri firmaların işin kurulduğu ilk günden kapanana kadarki süreçte sahip olunması gereken bir varlık olarak durmaktadır. Kısaca işin ayrılmaz bir parçasıdır. Fiziksel olarak donanıma, yazılıma ve insana sahip olmanın yanısıra bilgi teknolojilerinden değer elde etmektir.
Yukarıda bahsedilen üç bileşen olmadan bilgi teknolojilerinden bahsetmek mümkün değildir. Doğru bir şekilde harmanlanmış bileşenler ile firmanın yürütmekte olduğu faaliyetlerinde maliyetlerini düşürmesi, karını yükselterek rakiplerine göre avantaj elde etmesi sağlanacaktır. İşletmenin elde etmiş olduğu başarı ile yeni yatırımlara yönelmesi ve büyümesi, büyümeyi gene bilgi teknolojileri desteğiyle yönetmesi kaçınılmazdır. Kaçınılmazlık ister istemez firmalarda bu konuya dikkatleri çekmektedir.
Bunun farkına farkına varmış firmalar, bilgi teknolojilerinin temininde ve işletilmesinde ise dışkaynak kullanarak maliyetler konusunda avantaj elde etme imkanı yakalamaktadırlar. Elde ettikleri avantajla iş dünyasının zorlu yarışında rakipleriyle aralarını açmaya başlamışlardır.
Bilgi teknolojilerinin temel bileşenleri olan donanım, yazılım ve insan dışkaynak kullanımında, firmaların çok farklı alternatifleri bir araya getirip hizmet alabilecekleri seçenekleri bulunmaktadır.
Firma donanımı kendi alabildiği gibi hizmet aldığı şirketin donanımınıda kullanabilir. Buradaki özgürlük firmaların yatırım yapmamalarını, bunların bakımlarını yapmamalarını ve destek faaliyetlerini sürdürmeleri esnasında ihtiyaç duyulan kaynakları temin etmemelerini sağlamaktadır. Ayrıca dışkaynak kullanımında donanımın farklı lokasyonda bulunması ile firma çalışma alanı kazanacak ve bulunduğu yerde belkide üretim faaliyetlerini arttırabilecektir.
Yazılımlarda ise gelinen noktada artık lisans sağlayıcılar yeni çalışma şekilleri geliştirdiler ve satınalmanın yanında kiralama seçeneğinide sunmaktadırlar. Buradaki esneklik ise firmanın büyümesine bağlı olarak kiralamanın artması, firmadaki farklı disiplinler için farklı farklı yazılım ihtiyaçlarında esneklik ve maliyet avantajı sağlanmasını getirmektedir. Olası bir küçülmede yada birimlerdeki iş yapma süreçlerindeki değişikliklerde kiralamanın bitirilmesi büyük bir değer yaratmaktadır.
İletişim teknolojilerindeki gelişmeler ve artan iletişim hızları ile birlikte, uygulamaların başka lokasyonlarda hatta ülke dışında barındırılıp çalıştırılmasına, ilgili yerlere bağlanılarak kullanılmasına imkan vermektedir. Bu şekilde alınacak dışkaynak hizmeti ile uygulamaların destek bağımlılığıda ortadan kaldırılmış olmaktadır.
Tüm bu teknolojileri yöneten ve onların kullanılmasında en önemli rolü üstlenen insan kaynakları konusu ise farklı farklı çözümlerle firmaların iş yapış şekillerine uyarlanabilmektedir. Firmalar isterlerse uzmanları kendi kadrolarında barındırabilirler, isterlerse hizmet aldıkları firmaların kadrolarını kullanırlar, bunlar kendi lokasyonlarında çalışabilirler yada uzak lokasyonlardan hizmet alabilirler.
Görüldüğü üzere bilgi teknolojilerinin dışkaynak hizmeti olarak alınması esnasında ortaya çok farklı seçenekler çıkmaktadır. Bu seçeneklerden bir tanesinin doğru olduğunu söylemek doğru değildir. Çünkü tercih edilecek model ilgili şirketin iş yapma usulüne, şirket kültürüne, alışkanlıklarına, daha önce firma tarafından yapılmış yatırımlara bağlı olarak farklılıklar gösterecektir. Eldeki tüm mevcut durumun incelenerek çalışılması ve kurgunun buna uygun yapılması gerekmektedir. Aksi taktirde işletmede olası yaşanacak problemler işin durmasına varacak sonuçlar doğurabilir.
Sonuç olarak dışkaynak kullanmak, bugünden yarına karar verilip uygulacak bir alışveriş değil, bir iş yapma usulüdür. Doğru modeli bulmak için öncesinde çalışmak gerekmektedir. Ardından bulunan modeli uygulayabilmek için değişimi yönetmek, oluşan yeni düzeninde takipçisi olmak şarttır. Kurulmuş olan yeni yapınında her zaman daha iyisini aramak ise işin ayrılmaz bir parçasıdır.
