İşimizin gereği olarak devamlı iletişim halindeyiz. Kimi zaman alım yaparken, kimi zaman satış yaparken, kimi zamanda ekibimiz ile birlikte çalışmalarımızı yürütürken. Bu noktada üzerinde en çok düşünmemiz ve çalışmamız gereken husus ilişki yönetimi olarak karşımıza çıkmaktadır.
Dışkaynak kullanmaya başladığımız günden itibaren en önemli ilişkimiz, hizmet aldığımız firma ile yürüttüğümüz işlerin sürekliliğini sağlama esnasında karşılıklı olarak mutabakata varma noktasıdır. Çünkü dışkaynak sağlayıcı firma yapmakta olduğu çalışma ile şirket içinde bir hizmeti gerçekleştirmekte ve şirket çalışanlarıda bundan fayda sağlamaktadırlar. Hizmette olan en ufak bir aksama öncelikle dışkaynak firması ile ilişkileri yürüten departmana iletilmekte, sonrasında ilgili organizasyonun firma ile mutabakata varması gerekmektedir.
Bu sürecin yürütülmesi esnasında oluşacak sıkıntıları yönetmek, her iki yapı arasında uyumlu birliktelik olması durumunda çok kolay halledilebilmektedir. Sıkıntıları giderme noktasında tarafların birbirleriyle ilişkileri gerginse, ilişkiyi yürütme esnasında zorlanılıyorsa, hele hele konu yapılmış olan sözleşmenin maddelerine atıfta bulunulacak noktaya geldiyse artık durup tekrar düşünmek gerekmektedir.
Dışkaynak temini sağladığımız firma ile hizmet alımları esnasında yaptığımız çalışmalarda kimi zaman firma direk olarak şirket içi çalışanlarla temasta olabilir, eğer Bilgi Teknolojileri konusunda hizmet alımı varsa BT çalışanları ile görüşüyor olabilir. Her halikarda iç müşterinin dışkaynak sağlayıcısı firma hakkında olan izlenimleri devamlı surette takip edilmeli, olası şikayetler hemen firma ile paylaşılmalı ve memnuniyetsizliğin giderilmesi konusunda çalışılmaldır.
Dışkaynak firmasının hizmetini gerçekleştirdiği esnada kullanmakta olduğu çalışanlarının yeterlilikleri sorgulanmalı ve olası bir hizmet aksamasına önceden müdahele edilmelidir. Eğer bir yetersizlik görülüyorsa ilgili kişilerin eğitimlerle desteklenmesi sağlattırılmalı yada konusunda uzman kişilerin bu hizmeti vermesi için firma ile görüşülmesi lazımdır. Dışkaynak firması ile sözleşme yapılması esnasında bu konu kesinlikle atlanmamalı ve sözleşme maddelerinde hizmeti verecek olan kişilerin yetkinliklerı kısmı çok iyi hazırlanmalıdır.
Sözleşmelerde belirtilmiş olan kritik perfomans göstergelerinin takibi bir an olsun elden bırakılmamalıdır. Periyodik olarak göstergeler incelenmelidir. İyileşmelerin devamlılığı konusunda firma ile mutabakata varılmalıdır. Düşük performansın sergilendiği zamanlarda firma ile görüşerek oluşan durumun iyileştirilmesinde birlikte çözüm yolları bulunmalıdır. Kimi zaman hizmet veren kişilerle hizmet alan kişiler arasında oluşabilecek yanlış anlaşılmalar hizmetin kalitesini etkileyebilmektedir. Bunun fark edilip yönetilmesi lazımdır.
Dışkaynak firması ile yapılan anlaşmalar belirli süreli olacaktır. Unutulmaması gereken her anlaşmanın bir başlangıcı ve birde sonu vardır. Kaynak yöneticisi olan kişi her zaman dışkaynak firmaları ile sözleşme süreleri konusunda çalışması lazım. Sürenin bitmesi durumunda yenilenme şartlarını konuşmalı. Yeni dönemde hizmet alımında farklılaşmalar varsa bunları firma ile paylaşmalıdır. Gerekiyorsa tekrar bir alım süreci başlatmalı ve diğer firmalarıda değerlendirerek en doğru seçimi yapmalıdır.
Tabiki her anlaşma neticesinde parasal bir sonuç doğrucaktır. Dışkaynak firmasıda para kazanmak için çalışmakta, hizmet alan firmada maliyetlerini düşürme amacı taşımaktadır. Bu noktada kaynak yöneticisi kişi sadece iş yada hizmet ile alakalı konuları çalışmamalı, anlaşmanın finansal boyutunuda takip etmelidir. Kimi zaman yapılan sözleşmelerde eksik kalan, atlanan yada göz ardı edilen kısımlar çıkabilmektedir. Dışkaynak firması hizmetini icra ederken bu hususlardan dolayı hizmetini yapmakta zorluk çekebilir. Kaynak yöneticisi ortaya çıkan durumu yönetmeli ve firma ile ortak bir yol bulmalıdır. Bunu yaparken mali açıdan işi takip etmeli ve ödeme planları konusunda yönetimle mutabık kalmaldır.
Yukarıda bir kısmı anlatılmaya çalışılan tedarikçi ile olan ilişkilere bakınca, çok basit, sadece alım satım ve tüketim sürecinin olduğu gibi bir ilişki şekli çıkmamakta aksine çok bilinmeyenli bir denklem ile karşılaşılmaktadır. İlişki esnasında yapılan her bir hareket söylenen her bir söz iki kere düşünülerek söylenmelidir.
Sonuç olarak, dışkaynak alım hizmetini sağlayan firma ile bu hizmeti alan firma arasında çok sıkı bir ilişki bulunmalıdır ve bu ilişkinin düzgün yürütülmesi hizmetin kalitesini yükseltecektir. Kalitenin artması hizmeti alanlarda mutluluk yaratacaktır ve doğal olarak maliyetlerin azalmasına yansıyacaktır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder